Многим из нас хотя бы раз в жизни приходилось заниматься e-mail рассылками. Процедура эта связана с некоторыми сложностями, поэтому многие, столкнувшись с необходимостью рассылки, сразу начинают «гуглить» программы, облегчающие эту задачу. Конечно, вы найдете множество платных и условно бесплатных программ, но нас сейчас интересует бесплатная e-mail рассылка через программы MS Office.
Для создания e-mail рассылки, понадобится:
1. MS Excel;
2. MS Word;
3. MS Outlook.
Допустим, нам необходимо разослать поздравление с Новым годом нескольким клиентам. Для этого мы сначала создаем таблицу в Excel со следующими столбцами: «название компании», «имя», «отчество», «пол», «адрес электронной почты». Она нам пригодится позднее. После этого мы открываем Word, где печатаем текст, который мы будем рассылать. Важно при этом оставить место для вставки полей таблицы.
После этого мы переходим в меню рассылок и выбираем «начать слияние» -> «пошаговый мастер слияния». Далее нас ожидают 6 шагов.
Шаг 1. Выбор типа документа. Так как нас интересует e-mail рассылка, выбираем пункт «электронное сообщение» и жмем «далее».
Шаг 2. На втором шаге выбираем «текущий документ» и жмем «далее».
Шаг 3. Выбор получателей. Выбираем пункт «Использование списка», жмем «Обзор» и находим в списке файлов нашу экселевскую таблицу, после чего переходим к следующему шагу.
Шаг 4. Создание сообщения. Открываем меню «Другие элементы» и в появившемся списке выбираем нужное нам значение. В случае если наши клиенты одного пола, на этом можно и заканчивать. Если нет, то сейчас самое время настроить автозамену окончаний в словах «уважаемый/уважаемая» в зависимости от пола. Для этого открываем в меню рассылок «правила» и выбираем «IF…THEN…ELSE». В появившиеся поля вписываем наши окончания. Таким образом мы создаем правило отображения окончаний для нашего письма.
Шаг 5. На этом этапе мы можем просмотреть получившееся у нас сообщение. Если все устраивает, то жмем «Далее», если нет, можно вернуться и исправить ошибки.
Шаг 6. Завершение слияния. Выбираем строку «электронная почта», в открывшемся списке в строке «Кому» указываем наш столбец с электронными адресами. После этого жмем «отправить». В случае, если хотим еще раз проверить, что у нас получилось, то переводим Outlook в автономный режим или отключаемся от интеренета, иначе письма будут автоматически отправлены.
С помощью таких несложных манипуляций с программами MS Office и происходит бесплатная e-mail рассылка.
